Datenschutzordnung Pulsnitzer Karnevalsverein e.V. (PUKAVA)

Allgemeine Grundsätze

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgt im Verein nach den Richtlinien der EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie des gültigen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die Konformität zum Datenschutz im Umgang mit personenbezogenen Daten im Verband wird insbesondere durch ein Datenschutzmanagementsystem gewährleistet. Mit dem Beitritt eines Mitglieds zum Verein erfolgt eine datenschutzrechtliche Unterrichtung des Mitglieds gemäß Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 DS-GVO). Der Verein darf beim Vereinseintritt alle Daten erheben (Aufnahmeantrag bzw. Beitrittserklärung), die zur Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder erforderlich sind (siehe Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO). Für die Nutzung von personenbezogenen Daten sowie auch von Fotos im Rahmen der Pressearbeit in den Print- und Online-Medien (Verbandshomepage, Social Media Plattform des Vereins) wird bei Bedarf eine separate Einwilligung eingeholt.

 

Beitritt zum Verein

Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein folgende personenbezogene Daten auf:

• Vereinsname

• Vor- und Zuname des 1. Vorsitzenden/Präsidenten

• Geschlecht

• Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort)

• Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail)

• Bankverbindung

Jedem Vereinsmitglied wird zudem eine vereinseigene Mitgliedsnummer zugeordnet.

Die personenbezogenen Daten werden in einem vereinseigenen EDV-System gespeichert, welches durch technische und organisatorische Maßnahmen vor einem unberechtigten Zugriff Dritter

geschützt ist. Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein intern nur erhoben und verarbeitet, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.

 

Austritt aus dem Verband

Beim Austritt von Mitgliedern werden alle gespeicherten Daten archiviert. Die archivierten Daten werden ebenfalls durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Die archivierten Daten dürfen ebenfalls nur zu vereins- bzw. verbandsinternen Zwecken verwendet werden.

Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung des Vereins betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Kalenderjahre ab der Wirksamkeit des Austritts durch den Verein aufbewahrt. Danach werden diese Daten gelöscht.

 

 

Übermittlung von Daten bei der Mitgliedermeldung

Als Mitglied Pulsnitzer Karnevalsverein e.V.  ist der Verein verpflichtet, seine aktiven Mitglieder an den übergeordneten Verband zu melden. Die Datenweitergabe an den Verband, einem Dachverband im Verhältnis zum Verein, stellt eine Datenverarbeitung i. S. d. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO dar. Übermittelt werden dabei personenbezogene Daten nach dem Meldestandard des Vereins.

Dies sind insbesondere bei aktiven Mitgliedern folgende Daten:

• Vereinsname

• Vor- und Nachname, Anschrift, Geschlecht

• Ehrungsdaten (bisher erhaltene Ehrungen des Verbandes)

• Qualifikationen

• Datum Beitritt zur aktiven Mitgliedschaft

• Mitwirkung in den Gruppierungen des Vereins

• BDK-Nummer

Bei aktiven Mitgliedern mit besonderen Aufgaben bzw. Funktionen laut Verbandssatzung (Vorstandsmitglieder, Ausschussmitglieder, Funktionsträger) werden die vollständige Adresse mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie der Bezeichnung ihrer Funktion im Verein übermittelt.

Fördernde Mitglieder sowie Ehrenmitglieder werden nur statistisch, also ohne namentliche Meldung, übermittelt.

Der Verein erklärt ausdrücklich bei Abgabe einer Mitgliedermeldung an den übergeordneten Verband, dass die Daten ausschließlich für verbandsinterne Zwecke verwendet werden dürfen; eine Überlassung an Dritte ist untersagt bzw. bedarf der schriftlichen Einwilligung der Mitglieder des Vereins. Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt in einem datentechnisch verschlüsselten Verfahren.

 

Sonstige Übermittlung von Daten an Dachverbände

Als Mitglied des Pulsnitzer Karnevalsverein e.V. kann der Verein zur Erfüllung seiner Aufgaben personenbezogene Daten bei folgenden Anlässen an die Verbände übermitteln:

• Beantragung von Ehrungen nach der Ehrungsordnung der Verbände oder weiterer Dachorganisationen:

Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, Ehrungshistorie

• Anmeldung zu Lehrgängen der Verbände oder weiterer Dachorganisationen:

Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, E-Mail, Telefon

• Anmeldung zu Fachtagungen und Veranstaltungen der Verbände oder weiterer Dachorganisationen:

Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, E-Mail, Telefon

Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt in einem datentechnisch verschlüsselten Verfahren.

 

 

Pressearbeit

Der Verein informiert die Tagespresse sowie die Verbandszeitschrift über Wettkampfergebnisse und besondere Ereignisse. Solche Informationen werden über dies auf der Internetseite des Vereines veröffentlicht. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen.

Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen.

Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt.

 

Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder

Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung und den Ergebnissen von Wettkämpfen, Ehrungen sowie Feierlichkeiten in den Vereinskanälen bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung am schwarzen Brett. Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung und die Ergebnisse von Wettkämpfen, Ehrungen sowie Feierlichkeiten in der Vereinszeitschrift bekannt. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung, mit Ausnahme von Ergebnissen aus Wettkämpfen. Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im Verein nach Satzung und/oder Geschäftsordnung eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass er die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Mitgliederdaten nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.

 

Hinweis auf Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Als Aufsichtsbehörde für die Einreichung von Beschwerden der Betroffenen zum Datenschutz steht die Aufsichtsbehörde des Landes Sachsen – Datenschutzzentrum zur Verfügung.

Die Beschwerde kann online unter datenschutz@lds.sachsen.de eingereicht werden.